По своей сути тайм-менеджмент заключается в управлении собой, а не в контроле времени. У всех нас есть одинаковые 24 часа в сутки, но то, как мы их используем, полностью зависит от нас.

Самые эффективные навыки управления временем помогут вам работать более эффективно, избегать отвлекающих факторов и сохранять концентрацию. В этой статье вы получите несколько советов по управлению временем проекта.

Что такое управление временем проекта?

Управление временем проекта включает анализ и определение сроков завершения проекта.

Формализованные процессы управления временем действуют как буфер против таких вещей, как неожиданные препятствия и неверно рассчитанные сроки реализации проекта.

Эти планы управления временем проекта определяют, какие задачи следует изменить и как ресурсы следует распределять и управлять ими на протяжении всего проекта.

Почему управление временем проекта имеет решающее значение?

Управление временем проекта напрямую влияет на качество, масштаб и стоимость проекта, что делает его одной из важнейших областей управленческих знаний. Управление временем способствует завершению проекта в срок и в рамках бюджета.

В нем также указано, сколько времени займёт проект, какие исследования (например, услуги по поиску ключевых слов в SEO или хэштеги) следует проводить, к каким заинтересованным сторонам следует привлекать (внутренним и внешним) и почему вам следует привлекать их опыт.

Этот метод устанавливает основу для создания последовательности действий, продолжительности и оценки ресурсов, а также для интеграции тем в общий план управления проектом.

Вот пять причин, по которым научиться эффективно управлять своим временем важно и полезно.

Управление временем проекта повышает эффективность и продуктивность

Подумайте, насколько выше могло бы быть качество вашей работы, если бы вам не приходилось сокращать время из-за приближающегося дедлайна.

Вы не будете торопиться, если будете разумно планировать своё время, но при меньших сроках вы все равно будете чувствовать мотивацию к прогрессу. Эта настоятельная мотивация в сочетании с учётом разумного темпа поможет вам выполнить впечатляющую работу.

Вы испытываете чувство выполненного долга

Вы будете более удовлетворены своей работой, как только ваши усилия по управлению временем начнут приносить плоды в виде достижений. Программное обеспечение для управления проектами также позволит вам жить более полноценной жизнью, потому что у вас будет больше времени для изучения различных интересов. Если у вас будут нужные инструменты и время, вы завершите свой проект точно в срок!

Если вы постоянно будете метаться от одного проекта к другому, у вас никогда не будет времени заниматься чем-то вне работы, что могло бы принести вам по-настоящему пользу, например, быть волонтёром или помогать нуждающимся. Все, что вам нравится и что вы считаете важным, это время, потраченное с пользой.

Вы помогаете снизить стресс

Управление временем может оказать прямое влияние на ваш уровень стресса.

Если вы чувствуете, что всегда заняты, но никогда ничего не успеваете сделать, или если вы никогда не в состоянии закончить свою работу, вы, вероятно, испытываете стресс. Навыки тайм-менеджмента помогут вам контролировать своё время, что поможет снять стресс. Вы сможете лучше сохранять спокойствие во время работы, поскольку улучшится ваша способность соблюдать сроки. Когда вы сможете эффективно управлять своим временем, вы обретёте душевное спокойствие.

Это повышает самодисциплину

Вы хороши в управлении временем; вы, вероятно, также самодисциплинированны и придерживаетесь сроков и целей. Это чувство самоконтроля приносит вам пользу во всех аспектах вашей жизни, от здоровья до отношений и карьеры. Чем больше вы будете практиковать тайм-менеджмент, тем сильнее будет ваше чувство самодисциплины, что повысит ваши шансы на достижение ваших целей в любой сфере вашей жизни.

Повышает вашу способность принимать решения

Хорошие навыки управления временем уменьшают стресс и позволяют вам выделять достаточно времени каждую ночь, чтобы высыпаться. Сон оказывает огромное влияние на качество ваших решений и может нанести ущерб вашей личной и профессиональной жизни.

Развивая практические навыки управления временем, вы сможете избежать принятия неверных решений во время стресса, давления и переутомления.

Наличие достаточного количества времени для принятия решений позволяет вам совершать меньше ошибок и быть более организованным. Чем больше деталей вы забываете или делаете неправильно, тем больше работы вы создаёте для себя. Когда вы сможете принимать правильные решения с самого начала, вы сможете избавиться от необходимости повторять задачу.

Теперь, когда вы понимаете преимущества эффективного управления своим временем, давайте посмотрим, что вы можете сделать для развития этого важнейшего навыка.

План процесса управления временем проекта

1. Управление планом планирования.
2. Составьте список мероприятий.
3. Расположите действия в логическом порядке.
4. Оцените количество людей, которые будут вовлечены в это мероприятие.
5. Рассчитайте продолжительность каждого мероприятия.
6. Составьте график и придерживайтесь его.

1. Управление планом планирования

Этот шаг требует разработки всех политик, процедур и документации, необходимых для управления проектом. Цель состоит в том, чтобы показать, как управлять расписанием проекта на протяжении всего процесса, используя различные инструменты управления проектом.

2. Составьте список мероприятий

Здесь вы определяете и перечисляете отдельные задачи, которые необходимо выполнять на протяжении всего проекта для достижения всех результатов. Вы можете достичь этого, взяв каждый важный этап проекта и разбив его на более мелкие действия, которые вы должны выполнить, чтобы достичь этого этапа.

3. Расположите действия в логическом порядке

Этот процесс поможет вам организовать работу над проектом таким образом, чтобы вы могли наилучшим образом использовать ресурсы проекта и выполнить его как можно скорее. Для этого необходимо взять ранее созданный список мероприятий проекта и правильно распределить каждую задачу. Вы лучше поймёте взаимосвязи между задачами проекта в конце этого процесса.

4. Оцените количество людей, которые будут вовлечены в это мероприятие

После того, как вы распределили свои задачи, следующим шагом будет определение того, какие ресурсы вам понадобятся для их выполнения, такие как человеческие ресурсы, оборудование и расходные материалы, а также их количество. Чтобы гарантировать получение точной оценки проекта, обычно рекомендуется проконсультироваться со специалистом в этой отрасли.

5. Рассчитайте продолжительность каждого мероприятия

Именно здесь возникает трудоёмкая задача определения продолжительности выполнения каждой задачи. В ходе этого процесса вы определите, сколько времени потребуется для выполнения каждого действия с использованием определенных вами ресурсов. Не забудьте учесть доступность ресурсов и праздничные дни. Кроме того, будьте реалистами: то, что, по вашим оценкам, задача займёт восемь часов, не означает, что вы завершите её к утру.

6. Составьте график и придерживайтесь его

Наконец, вы можете составить расписание проекта. Создание расписания - один из наиболее сложных процессов. Расписание может быть составлено с помощью программного обеспечения для управления проектами.

Эффективные методы управления временем

1. Правильно ставьте цели

Установите цели, которые являются измеримыми и достижимыми. Убедитесь, что ваши цели конкретны, достижимы, поддаются измерению, актуальны и своевременны.

2. Расставляйте приоритеты с умом

Расставляйте приоритеты в задачах исходя из их актуальности и срочности. Проанализируйте, например, свои повседневные действия и выясните, какие из них:

• Важно и зависит от времени: выполняйте эти задачи как можно скорее. (Например, услуги по поиску ключевых слов в SEO или хэштеги)
• Важно, но не срочно: определите, когда вы завершите эти задачи.
• Срочное, но неважное: если возможно, делегируйте эти задачи.
• Отложите это на потом, если они не являются срочными или существенными.

3. Установите лимит времени для выполнения задачи

Вы сможете быть более сосредоточенными и эффективными, если установите ограничение по времени для выполнения домашних дел. Дополнительные усилия по определению того, сколько времени вам потребуется для выполнения каждой задачи, также могут помочь вам выявить потенциальные трудности до того, как они возникнут. Таким образом, вы сможете разработать стратегию борьбы с ними.

Предположим, вам нужно завершить пять проверок вовремя к собранию. Однако вы понимаете, что сможете выполнить только четыре из них за оставшееся до собрания время. Просто поручите написание одного из обзоров кому-нибудь другому, если вы заранее знаете эту информацию.

Однако, если бы вы не потрудились заранее проверить время выполнения своих задач, вы могли бы обнаружить свою проблему со временем всего за час до собрания.

Найти кого-то, кому можно делегировать одну из проверок, и вписать задачу в его график, может быть сложнее.

4. Используйте правильные инструменты и оборудование

Что является первым этапом управления временем проекта? Используйте надлежащие инструменты и оборудование, если вы об этом не знаете. Множество различных инструментов управления проектами могут удовлетворять разным требованиям и выполнять разные задачи. Менеджеру проекта необходимо будет использовать инструменты для эффективного управления временем на проектах в сфере управления проектами.

Даже самый талантливый руководитель проекта не уложится в сроки, если отсутствуют необходимые инструменты и оборудование. Коммуникация, программное обеспечение для планирования проекта, программное обеспечение для учёта времени, инструмент управления временем и программное обеспечение для совместной работы — вот некоторые области, которые следует рассмотреть.

5. Делайте перерыв между задачами

Сложнее сохранять мотивацию и сосредоточенность при выполнении множества задач без перерыва. Подумайте о том, чтобы немного вздремнуть, совершить короткую прогулку или помедитировать.

6. Организуйте себя

Используйте свой календарь для лучшего долгосрочного управления временем. Подумайте, какие дни лучше всего посвятить конкретным задачам. Например, вам может потребоваться назначить встречу для обсуждения движения денежных средств на день, когда вы знаете, что финансовый директор компании будет доступен.

7. Удалите несущественные задачи / мероприятия

Определите, что важно и что заслуживает вашего внимания. Вы должны исключить чрезмерные действия или задачи. Избавление от несущественных задач и активностей высвобождает у вас больше времени, чтобы потратить его на важные вещи.

8. Планируйте заранее

Убедитесь, что вы начинаете каждый день с чёткого представления о том, что вы должны сделать – что должно быть завершено сегодня. Возьмите за правило составлять список дел на следующий рабочий день в конце каждого рабочего дня. Таким образом, вы будете готовы приступить к работе на следующий день.